Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité a pour objectif d’expliquer de manière claire comment les données personnelles des visiteurs, participants, clients, partenaires, artistes, prestataires et utilisateurs du site crazynewyearfestival.com sont collectées, utilisées, conservées et protégées dans le cadre du Crazy New Year Festival.

Le Crazy New Year Festival est un événement organisé par AQ Productions SAS, en lien avec ses partenaires et coorganisateurs, notamment Body Drop lorsque celui-ci intervient dans l’organisation opérationnelle de l’événement.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via le site crazynewyearfestival.com est :

AQ Productions SAS
254 rue Vendôme
69003 Lyon
France
Email : info@aq-productions.fr

AQ Productions organise le Crazy New Year Festival en lien avec ses partenaires et coorganisateurs.

Body Drop intervient comme coorganisateur opérationnel de l’événement, mais n’a pas accès aux données personnelles collectées via le site, les formulaires, la billetterie, la boutique ou les outils de communication du festival.

Si cette organisation évolue et que Body Drop devait accéder à certaines données personnelles pour les besoins de l’événement, la présente politique de confidentialité serait mise à jour afin d’en informer les personnes concernées.

Pour toute demande relative à vos données personnelles, contactez-nous à : info@aq-productions.fr

2. Données personnelles collectées

Nous pouvons collecter différentes catégories de données selon votre interaction avec le site, la billetterie, la boutique, les formulaires ou l’événement.

2.1 Données transmises volontairement

Lorsque vous remplissez un formulaire de contact, une demande d’information, une demande PMR/PSH, une demande presse, une demande partenariat, une inscription newsletter ou tout autre formulaire, nous pouvons collecter :

nom et prénom ;
adresse email ;
numéro de téléphone ;
société, structure ou organisation représentée ;
fonction ou rôle ;
contenu du message transmis ;
informations pratiques nécessaires au traitement de votre demande ;
documents ou pièces jointes transmis volontairement.

Lorsque vous formulez une demande liée à l’accessibilité, à une situation de handicap ou à un besoin spécifique d’accompagnement, vous pouvez être amené à nous transmettre des informations sensibles. Ces données sont traitées uniquement pour répondre à votre demande et organiser votre accueil dans les meilleures conditions.

2.2 Données liées à la billetterie

La billetterie du festival est opérée via la plateforme Shotgun. Dans le cadre de l’organisation de l’événement, AQ Productions peut accéder aux informations strictement nécessaires à la gestion de la participation au festival, notamment :

identité de l’acheteur ou du participant ;
adresse email ;
numéro de téléphone lorsque nécessaire ;
type de billet acheté ;
statut de la commande ;
informations nécessaires au contrôle d’accès ;
justificatifs liés à certains tarifs ou conditions d’accès lorsque cela est applicable ;
historique des commandes liées à l’événement.

Shotgun agit, selon les cas, comme responsable de traitement pour ses propres services et comme sous-traitant pour certaines données traitées pour le compte de l’organisateur.

2.3 Données liées aux paiements et à la boutique

Lorsque vous achetez un produit, un service, un billet ou tout autre élément payant lié au festival, certaines données peuvent être traitées, notamment :

nom et prénom ;
adresse email ;
numéro de téléphone lorsque nécessaire ;
adresse de facturation ;
adresse de livraison si applicable ;
produits ou services commandés ;
montant de la commande ;
informations de transaction ;
statut du paiement ;
échanges avec le service client.

Les paiements peuvent être traités par SumUp, prestataire de paiement sécurisé. AQ Productions ne conserve pas les données bancaires complètes des clients.

2.4 Données de navigation

Lors de votre navigation sur le site, nous pouvons collecter automatiquement certaines données techniques :

adresse IP ;
type d’appareil utilisé ;
navigateur ;
système d’exploitation ;
pages consultées ;
date et heure de connexion ;
données de mesure d’audience ;
interactions avec les contenus du site ;
préférences de cookies.

Ces données peuvent être collectées via des cookies, traceurs ou technologies similaires, selon vos choix exprimés dans le bandeau de consentement.

2.5 Données liées aux réseaux sociaux et contenus intégrés

Le site peut contenir des liens, boutons ou contenus intégrés provenant de plateformes tierces telles que Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, Shotgun, Google Maps ou d’autres services partenaires. Lorsque vous cliquez sur ces liens ou interagissez avec ces plateformes, celles-ci peuvent collecter des données selon leurs propres politiques de confidentialité.

2.6 Photos, vidéos et captations pendant l’événement

Pendant le Crazy New Year Festival, des photographies, vidéos et captations peuvent être réalisées afin de documenter l’événement et promouvoir les éditions actuelles ou futures du festival. Ces contenus peuvent notamment être utilisés sur :

le site internet du festival ;
les réseaux sociaux du festival et d’AQ Productions ;
les supports de communication du festival ;
les aftermovies, teasers, reels, stories, albums photos et contenus promotionnels ;
les dossiers de presse et supports partenaires.

AQ Productions veille à utiliser ces contenus de manière proportionnée et respectueuse de la vie privée. Si vous apparaissez de manière identifiable sur une photo ou une vidéo publiée par le festival et souhaitez en demander le retrait, contactez-nous à : info@aq-productions.fr

3. Finalités du traitement

Vos données personnelles sont collectées pour les finalités suivantes :

3.1 Gestion des demandes entrantes

répondre à vos messages ;
traiter vos demandes d’information ;
gérer les demandes presse, partenaires, exposants, prestataires ou artistes ;
traiter les demandes liées à l’accessibilité ;
assurer le suivi administratif des échanges.

3.2 Organisation du festival

gérer les inscriptions, billets et accès ;
vérifier les droits d’entrée ;
assurer le contrôle d’accès ;
gérer les demandes spécifiques des participants ;
communiquer des informations pratiques avant, pendant ou après l’événement ;
assurer la sécurité et la bonne organisation du festival.

3.3 Gestion commerciale et relation client

gérer les commandes de billets ou de merchandising ;
assurer le suivi client ;
traiter les réclamations ;
gérer les remboursements lorsque cela est applicable ;
produire les justificatifs comptables et administratifs nécessaires.

3.4 Communication et marketing

Avec votre consentement lorsque celui-ci est requis, nous pouvons utiliser vos données pour :

envoyer une newsletter ;
communiquer sur l’actualité du festival ;
annoncer l’ouverture de la billetterie ;
informer sur les offres, événements ou contenus liés au Crazy New Year Festival ;
réaliser des campagnes publicitaires ou de reciblage ;
mesurer l’efficacité de nos campagnes de communication.

Vous pouvez vous désinscrire à tout moment des communications marketing en utilisant le lien de désinscription prévu dans les emails ou en nous contactant directement.

3.5 Sécurité, prévention de la fraude et obligations légales

sécuriser le site ;
détecter des comportements frauduleux ;
prévenir les abus ;
conserver les preuves nécessaires en cas de litige ;
respecter nos obligations comptables, fiscales, administratives et légales.

4. Bases légales des traitements

4.1 Exécution d’un contrat

Cette base légale s’applique notamment lorsque le traitement est nécessaire pour :

gérer une commande ;
permettre l’achat d’un billet ;
assurer l’accès à l’événement ;
gérer une commande de merchandising ;
répondre à une demande liée à une prestation ou à un service.

4.2 Consentement

Votre consentement peut être demandé pour :

l’inscription à une newsletter ;
certains cookies et traceurs ;
certaines communications marketing ;
certaines opérations de ciblage publicitaire ;
le traitement de données sensibles transmises volontairement, notamment dans le cadre d’une demande d’accessibilité.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

4.3 Intérêt légitime

AQ Productions peut traiter certaines données sur la base de son intérêt légitime, notamment pour :

répondre à des demandes entrantes ;
assurer la sécurité du site ;
améliorer l’expérience utilisateur ;
produire des statistiques internes ;
documenter l’événement par photo ou vidéo ;
assurer la défense de ses droits en cas de litige ;
communiquer auprès de personnes déjà en relation avec le festival, dans les limites prévues par la réglementation.

4.4 Obligation légale

Certains traitements sont nécessaires pour respecter des obligations légales, notamment en matière de :

comptabilité ;
facturation ;
fiscalité ;
preuve de transaction ;
gestion des demandes d’exercice de droits ;
réponse aux autorités compétentes lorsque la loi l’impose.

5. Destinataires des données

Les données personnelles collectées sont accessibles uniquement aux personnes et prestataires ayant besoin d’en connaître pour les finalités décrites dans la présente politique. Les destinataires peuvent notamment être :

les équipes habilitées d’AQ Productions ;
les prestataires techniques du site et l’hébergeur ;
les prestataires de billetterie, notamment Shotgun ;
les prestataires de paiement, notamment SumUp ;
les prestataires de gestion de boutique ou de commande ;
les prestataires d’emailing ou de newsletter ;
les prestataires de mesure d’audience ;
les prestataires publicitaires ou de gestion de campagnes ;
les prestataires de sécurité et de contrôle d’accès, si nécessaire ;
les conseils comptables, juridiques ou administratifs d’AQ Productions ;
les autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’exige.

Body Drop, en tant que coorganisateur opérationnel, n’a pas accès aux données personnelles collectées via le site, la billetterie, les formulaires ou la boutique, sauf information contraire portée ultérieurement à la connaissance des personnes concernées.

AQ Productions ne vend pas les données personnelles des utilisateurs à des tiers.

6. Sous-traitants et services tiers

Le site et l’organisation du festival peuvent s’appuyer sur plusieurs services tiers, notamment :

Shotgun pour la billetterie ;
SumUp pour le paiement et certaines opérations de vente ;
WordPress pour la gestion du site ;
un prestataire d’hébergement web ;
un outil de gestion des cookies et du consentement ;
un outil d’emailing ou de newsletter si applicable ;
des outils de mesure d’audience si applicable ;
Meta, Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, Google Maps ou Google pour certains contenus, statistiques, publicités ou liens sociaux si ces services sont activés ;
un prestataire cashless ou de contrôle d’accès si applicable.

Chaque prestataire traite les données conformément à ses propres obligations contractuelles et réglementaires. Lorsque ces prestataires agissent pour le compte d’AQ Productions, ils sont encadrés contractuellement comme sous-traitants.

7. Transferts hors Union européenne

Nous privilégions des prestataires situés dans l’Union européenne ou offrant des garanties conformes au RGPD.

Toutefois, certains services numériques utilisés pour l’hébergement, la billetterie, les réseaux sociaux, l’analytics, la publicité, l’emailing ou le paiement peuvent impliquer un transfert de données vers des pays situés hors de l’Union européenne.

Lorsque de tels transferts ont lieu, nous veillons à ce qu’ils soient encadrés par des garanties appropriées, notamment des clauses contractuelles types, des décisions d’adéquation ou tout autre mécanisme reconnu par la réglementation applicable.

8. Durées de conservation

Nous conservons les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sauf obligation légale imposant une conservation plus longue. À titre indicatif :

les demandes envoyées via formulaire de contact sont conservées le temps nécessaire au traitement de la demande, puis archivées ou supprimées selon leur utilité administrative ;
les données liées aux commandes, paiements, factures et transactions sont conservées pendant les durées légales applicables en matière comptable, fiscale et commerciale ;
les données liées à la billetterie sont conservées pendant la durée nécessaire à l’organisation de l’événement, au contrôle d’accès, au service client et à la gestion d’éventuels litiges ;
les données liées à une newsletter sont conservées jusqu’à votre désinscription ou jusqu’au retrait de votre consentement ;
les données liées aux demandes d’accessibilité sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire au traitement de la demande ;
les données liées aux cookies et traceurs sont conservées selon les durées indiquées dans l’outil de gestion du consentement ;
les données nécessaires à la preuve d’un droit, d’un contrat ou d’un litige peuvent être archivées pendant les délais légaux applicables.

9. Cookies et autres traceurs

Le site crazynewyearfestival.com peut utiliser des cookies et technologies similaires afin d’assurer son bon fonctionnement, mesurer son audience, améliorer l’expérience utilisateur, intégrer des contenus tiers ou mesurer l’efficacité de ses campagnes de communication.

9.1 Cookies strictement nécessaires

Ces cookies permettent le fonctionnement technique du site et ne nécessitent pas votre consentement. Ils peuvent notamment servir à sécuriser la navigation, mémoriser vos préférences essentielles et permettre l’accès aux fonctionnalités principales du site.

9.2 Cookies de mesure d’audience

Ces cookies permettent de comprendre comment les visiteurs utilisent le site : pages consultées, durée de navigation, sources de trafic, interactions avec les contenus. Selon l’outil utilisé, ces cookies peuvent nécessiter votre consentement préalable.

9.3 Cookies publicitaires et de reciblage

Ces cookies peuvent être utilisés pour mesurer ou optimiser les campagnes de communication du festival, notamment sur des plateformes publicitaires ou réseaux sociaux. Ils ne sont déposés qu’avec votre consentement.

9.4 Cookies liés aux réseaux sociaux et contenus intégrés

Le site peut intégrer ou renvoyer vers des contenus provenant de plateformes tierces telles que Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, Google Maps ou Shotgun. Lorsque vous interagissez avec ces contenus, ces plateformes peuvent collecter certaines données selon leurs propres politiques de confidentialité.

9.5 Gestion du consentement

Lors de votre première visite sur le site, un bandeau de gestion des cookies vous permet d’accepter les cookies non essentiels, de les refuser ou de personnaliser vos choix. Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment. Le refus des cookies non essentiels n’empêche pas l’accès au site, mais certaines fonctionnalités ou contenus intégrés peuvent être limités.

10. Sécurité des données

AQ Productions met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération, la divulgation, la destruction ou l’utilisation abusive. Ces mesures peuvent notamment comprendre :

l’utilisation du protocole HTTPS ;
des accès restreints aux outils ;
des mots de passe sécurisés ;
la limitation des accès aux personnes habilitées ;
des sauvegardes régulières ;
la sélection de prestataires techniques fiables ;
la sensibilisation des personnes ayant accès aux données.

11. Vos droits

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

droit d’accès ;
droit de rectification ;
droit d’effacement ;
droit d’opposition ;
droit à la limitation du traitement ;
droit à la portabilité lorsque ce droit est applicable ;
droit de retirer votre consentement à tout moment ;
droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès ;
droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à : info@aq-productions.fr

En cas de difficulté non résolue, vous pouvez saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), autorité française de contrôle compétente en matière de protection des données personnelles.

12. Données des mineurs

Le Crazy New Year Festival est réservé aux personnes âgées d’au moins 18 ans révolus. Le site n’a pas vocation à collecter volontairement des données relatives à des mineurs. Si nous découvrons qu’une donnée concernant un mineur a été collectée sans motif légitime, nous prendrons les mesures nécessaires pour la supprimer.

13. Liens vers des sites tiers

Le site peut contenir des liens vers des plateformes tierces, notamment Shotgun, Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, Google Maps, Waze ou d’autres services partenaires. Lorsque vous quittez notre site pour accéder à un service tiers, la politique de confidentialité du service concerné s’applique. AQ Productions n’est pas responsable des traitements réalisés directement par ces plateformes pour leurs propres finalités.

14. Mise à jour de la politique de confidentialité

La présente politique peut être mise à jour afin de tenir compte de l’évolution du festival, de l’ajout de nouveaux services, de l’évolution des outils utilisés, de modifications réglementaires ou de changements dans l’organisation ou les prestataires. La date de dernière mise à jour figure en haut de la présente page.

15. Contact

Pour toute question relative à cette politique de confidentialité ou au traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :